エクセルで原価管理を行うときのノウハウ

Excelはどの企業でもよく使っているソフトです。そのため、原価計算においてもExcelを使用している会社は多いのではないでしょうか？会社で使用するほとんどのパソコンに導入されているソフトのため、基本的な使い方が広く認知されているという理由も後押しし、現状「原価管理といえばExcel」として使用されています。「今すぐに使用できる」「多くの人が基本的な操作ができる」という面では便利なソフトです。

ここでは、Excelで原価管理を行うメリットやデメリットについて調べてみました。

Excelを使用するメリット

すでに会社にあるパソコンだけで管理できるため、費用面でのメリットが大きいと言えるでしょう。ランニングコストを考えても、Excelでの機能でまかなえれば費用は0円で抑えられます。
また、広く操作が知れ渡っているため、人を選ばずに使用できることもメリットと言えます。

すでにテンプレートを提供している会社もあるため、ここでは代表的な原価管理システムのテンプレートを紹介します。

悪魔のエクセルテンプレート

請求書や見積もり発注書、会計管理など、建設現場向けに様々テンプレートが用意されています。

Excelを活用するのであれば、こういったノウハウが活かされたテンプレートはどんどん使いましょう。かなり効率よくなるはずです。

このようなテンプレートが使えるので、Excelの良いところは改めて新しいテンプレートを導入するのに費用がかからないこと、多くの人が使い方を分かっていること、ファイルの共有が簡単にできることなどです。

Excelを使用するデメリット

中にはExcelに詳しい人は自分で関数やマクロを活用して表を作る人もいるでしょう。しかしExcelが一番便利なソフトか、というとそうではない面もあります。

一つのデータに複数の人間がアクセスし編集をする際には個々のやり方やクセがあり、Excel内の情報が整理されておらず、正確なデータ集計ができないということも起こりえるからです。

その問題を解決する方法の一つがシステムの導入です。

システムの導入をすることで、Excelでありがちな入力上の煩わしさが無くなり、システムによって変えることができます。

Excelではなくシステムによって改善できることは以下のことです。

• 転記ミス、手入力ミスを防ぐ
• 情報が統一される
• 現場の工事原価把握のスピードアップ

まず転記ミスのような失敗は多くの人が経験します。どれだけ気をつけても人が介在する限り起こりえるミスです。

しかしシステム化してしまえばそんなことを気にする必要はありません。そしてシステム化することによって一元管理されるので情報源の統一にもなります。

統一された情報は閲覧するのも簡単です。きれいにまとめられたデータによって、原価管理もスムーズになるでしょう。

表計算ソフトとして知られているExcelは汎用性が高い一方で、専門的な作業が必要となる原価管理システムとしては、やはり何といっても専門システムの導入が管理や業務効率化の近道になると言えます。